22 травня для учасників платформи «Управління людськими ресурсами» Всеукраїнської Асоціації ОТГ у продовження тематики організації діловодства та архівного зберігання документів в органах місцевого самоврядування відбувся вебінар на тему «Організація роботи з документами для службового користування».
Валентина Гудим, директорка Державного архіву Полтавської області, продовжила знайомити громади з особливостями роботи з документами, що мають гриф «Для службового користування».
Понад 300 учасників з усіх регіонів України отримали фахові роз’яснення та відповіді на запитання щодо:
- що відноситься до документів для службового користування;
- важливості розроблення та затвердження Інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію;
- особливостей ведення та зберігання документів з грифом «ДСК»;
- індексації та особливостей реєстрації таких документів;
- роботи Комісії з питань роботи зі службовою інформацією;
- відповідальності за організацію роботи з документами для службового користування.
Під час вебінару спікерка окремо наголосила на необхідності належного нормативного врегулювання роботи зі службовою інформацією в органах місцевого самоврядування. Зокрема, було акцентовано увагу на розробленні та затвердженні власної Інструкції щодо роботи з документами для службового користування, створенні Комісії з питань роботи зі службовою інформацією та формуванні переліку відомостей, що становлять службову інформацію в громаді.
Учасники також детально розглянули порядок приймання, реєстрації, обліку та зберігання документів з грифом «Для службового користування», вимоги до роботи з електронними носіями інформації, особливості надсилання таких документів, а також процедури перегляду та скасування грифів обмеження доступу.
Окрему увагу було приділено питанням технічного захисту службової інформації та відповідальності посадових осіб за дотримання вимог законодавства у цій сфері. Валентина Гудим звернула увагу, що відповідальність за організацію роботи з документами для службового користування покладається безпосередньо на керівника установи.
Традиційно значну частину вебінару було присвячено відповідям на запитання учасників. Відповіді на більшість з них були надані під час вебінару.
Також Валентина Гудим поділилася практичними прикладами, продемонструвала зразки оформлення документів та надала фахові рекомендації щодо усунення типових помилок в організації діловодних процесів органів місцевого самоврядування.
Доступ до перегляду відео вебінару за посиланням.
Презентаційні матеріали за посиланням.
Захід організовано в межах діяльності платформи «Управління людськими ресурсами» Всеукраїнської Асоціації ОТГ за підтримки Програми «U-LEAD з Європою» та Полтавської обласної військової адміністрації у співпраці з Державним архівом Полтавської області.
